Ábhar

• Chun céim
• Cuid 1 de 3: Do SOP a bhunú
• Cuid 2 de 3: Scríobh do SOP
• Cuid 3 de 3: Rath agus cruinneas a chinntiú
• Leideanna

Tá nós imeachta i Nós Imeachta Caighdeánach Oibriúcháin (SOP) maidir le conas tasc a dhéanamh céim ar chéim. Ní gá ach SOP atá ann cheana a mhodhnú agus a nuashonrú, ach d’fhéadfá a fháil freisin i staid ina gcaithfidh tú ceann a chur ar bun go hiomlán.

Chun céim

Cuid 1 de 3: Do SOP a bhunú

1. Roghnaigh an fhormáid. Níl aon bhealach ceart agus mícheart le SOP a scríobh. Ach is dócha go bhfuil roinnt SOPanna ag do chuideachta cheana féin ar féidir leat breathnú orthu chun smaoineamh a fháil ar an socrú atá ag teastáil. Úsáid SOPanna atá ann cheana - más ann dóibh - mar shampla. Mura bhfuil a leithéid ann, tá cúpla rogha agat:
   • An socrú leis na céimeanna simplí. Tá sé seo go maith do ghnáthnósanna imeachta, atá gearr, gan mórán torthaí féideartha, agus atá réasúnta nithiúil. Déanta na fírinne, seachas na cáipéisí riachtanacha agus na réamhchúraimí sábháilteachta, níl ann ach liosta pointí, ag insint don léitheoir in abairtí simplí cad atá le déanamh.
   • An socrú leis na céimeanna ordlathacha. Oibríonn sé seo go maith ar nósanna imeachta níos faide - le níos mó ná deich gcéim, á cheangal cinntí a dhéanamh, a shoiléiriú agus an téarmaíocht a mhíniú. De ghnáth is liosta é seo de na príomhchéimeanna agus a bhfo-chéimeanna in ord ar leith.
   • An socrú leis na sreabhchairteacha. Má tá nós imeachta níos cosúla le léarscáil, le go leor torthaí éagsúla féideartha, is é sreabhchairt an réiteach is fearr. Ba cheart duit an socrú seo a roghnú nuair nach féidir na torthaí a thuar i gceart.
2. Smaoinigh ar do lucht féachana. Tá trí rud thábhachtacha le breithniú sula scríobhtar SOP:
   • Cad atá ar eolas ag do lucht féachana cheana féin? An bhfuil cur amach ag do phobal ar an eagraíocht agus ar a nósanna imeachta? An bhfuil an téarmaíocht ar eolas acu? Ba chóir go mbeadh an teanga a úsáideann tú ag teacht le heolas agus rannchuidiú an léitheora.
   • Cumais teanga do lucht féachana. An bhfuil sé indéanta go bhfuil daoine ann nach labhraíonn do theanga má léann siad do SOP ""? Más ea, is smaoineamh maith é íomhánna le ceannteidil agus léaráidí a áireamh.
   • Méid do lucht féachana. Má léann go leor daoine do SOP (i róil éagsúla) ag an am céanna, caithfidh tú an doiciméad a chur ar bun mar idirphlé i ndráma: déanann úsáideoir 1 rud, ansin úsáideoir 2, agus mar sin de. Ar an mbealach seo, is féidir le gach úsáideoir a fheiceáil conas is cogar é nó í i meaisín atá ag rith go réidh.
3. Smaoinigh ar “d’eolas”. Is é seo an bunlíne: An tusa an duine ceart chun é seo a scríobh síos? An dtuigeann tú a bhfuil i gceist leis seo? Conas a d’fhéadfadh sé dul mícheart? Conas ba chóir go mbeadh sé sábháilte? Mura féidir, is fearr duit an post a thabhairt do dhuine eile. Ní amháin go laghdaíonn táirgiúlacht agus cliseadh eagraíochtúil SOP droch-scríofa - nó níos measa, scríofa go mícheart - ach is féidir leis a bheith neamhshábháilte agus tionchar a imirt ar gach rud ó d’fhoireann go dtí an timpeallacht. I mbeagán focal, ní riosca é ba mhaith leat a ghlacadh.
   • Más tionscadal é a mbraitheann tú faoi oibleagáid a chur i gcrích, ná bíodh eagla ort cabhair a iarraidh orthu siúd a dhéileálann leis an nós imeachta gach lá. Is cuid choitianta den phróiseas cruthaithe SOP agallaimh a dhéanamh.
4. Roghnaigh idir SOP gearr nó fada. Má tá tú ag scríobh nó ag nuashonrú SOP do ghrúpa daoine a bhfuil cur amach acu ar an bprótacal, ar an téarmaíocht, srl. Agus nach dteastaíonn uait ach SOP gairid gonta, mar shampla seicliosta, is féidir leat é a choinneáil gearr.
   • Chomh maith leis an gcuspóir ginearálta agus faisnéis ábhartha eile (dáta, údar, uimhir aitheantais, srl.), Níl ann ach liosta céimeanna. Mura bhfuil gá le tuilleadh sonraí nó soiléirithe, is leor é sin.
5. Coinnigh cuspóir an SOP i gcuimhne. Is léir go bhfuil tú ag déileáil le nós imeachta a dhéantar arís agus arís eile i d’eagraíocht. Ach an bhfuil aon chúis shonrach ann go bhfuil an SOP seo chomh luachmhar? Ar chóir béim a leagan ar shábháilteacht ann? Bearta comhlíonta? An úsáidtear é le haghaidh oiliúna nó ar bhonn laethúil? Seo cúpla fáth go bhfuil do SOP riachtanach chun go n-éireoidh le d’fhoireann:
   • A chinntiú go gcomhlíontar na caighdeáin chomhlíonta
   • Na riachtanais táirgeachta a uasmhéadú
   • a chinntiú nach mbeidh drochthionchar ag an nós imeachta ar an gcomhshaol
   • Chun sábháilteacht a chinntiú
   • Chun a chinntiú go dtéann gach rud de réir an sceidil
   • Chun lochtanna déantúsaíochta a sheachaint
   • Le húsáid mar dhoiciméad oiliúna
     • Má bhíonn a fhios agat cad ba cheart béim a leagan air i do SOP, beidh sé níos éasca an doiciméad a struchtúrú timpeall na bpointí sin. Tá sé níos éasca freisin a fheiceáil cé chomh tábhachtach agus atá do SOP.

Cuid 2 de 3: Scríobh do SOP

1. Déan cur síos ar an ábhar riachtanach. Go ginearálta, tá ceithre ghné i SOPanna teicniúla, "i dteannta" an nós imeachta féin:
   • Leathanach teidil. Áirítear leis seo 1) teideal an nós imeachta, 2) uimhir aitheantais an SOP, 3) an dáta eisiúna nó modhnuithe, 4) ainm na cuideachta, na rannóige nó na roinne lena mbaineann an SOP, agus 5) na sínithe díobh siúd a d’ullmhaigh agus a cheadaigh an SOP. Féadfaidh tú an leathanach seo a chur ar bun, áfach, a theastaíonn uait, fad is atá an fhaisnéis sin soiléir.
   • Innéacs. Ní gá é seo a dhéanamh ach má tá do SOP fada, ionas gur féidir leat breathnú air go héasca. Socrú caighdeánach simplí atá uait anseo.
   • Rialú cáilíochta agus cáilíochta. Níl aon mhaith i nós imeachta mura féidir é a sheiceáil. Déan cinnte go bhfuil an t-ábhar agus na sonraí riachtanacha agat ar fáil ionas gur féidir leis an léitheoir a fhíorú go bhfuil an toradh inmhianaithe bainte amach. Is féidir seo a bheith i bhfoirm doiciméad eile, mar shampla, samplaí meastóireachta.
   • Tagairt. Déan cinnte go bhfuil liosta agat de na leabhair thagartha go léir a luadh nó a luadh. Agus tú ag tagairt do SOPanna eile, déan cinnte go bhfuil an fhaisnéis riachtanach san áireamh san aguisín.
     • D’fhéadfadh sé a bheith go n-úsáideann d’eagraíocht prótacail eile seachas iad seo. Más féidir leat tagairt a dhéanamh do SOPanna atá ann cheana féin, lig an struchtúr seo amach agus cloí leis an méid atá ann cheana féin.
2. Sa nós imeachta féin, déan cinnte cloí leis an méid seo a leanas:
   • Raon feidhme agus infheidhmeacht. Is é sin le rá, déan cur síos ar chuspóir an phróisis, a theorainneacha, ach freisin ar an gcaoi a n-úsáidfear é. Cuir caighdeáin, rialacháin, róil agus freagrachtaí leis, agus ionchur agus aschur.
   • Modheolaíocht agus nósanna imeachta. Seo an fheoil ar na cnámha - déan liosta de na céimeanna go léir, lena n-áirítear na sonraí riachtanacha agus an trealamh riachtanach go léir san áireamh. Cuir nósanna imeachta agus fachtóirí cinntí ina dhiaidh sin san áireamh.Sainaithin na pointí “cad ... más” agus aon sáruithe nó imní slándála a d’fhéadfadh a bheith ann.
   • Téarmaíocht a shoiléiriú. Sainaithin giorrúcháin agus frásaí nach bhfuil cothrom le chéile.
   • Rabhaidh Sláinte agus Sábháilteachta. Déan iad seo a liostáil i gcaibidil ar leithligh, agus déan iad a liostáil in aice leis na céimeanna lena mbaineann siad. Ná fánach na rudaí seo.
   • Trealamh agus soláthairtí. Liostaigh a bhfuil ag teastáil agus na caighdeáin trealaimh nó trealaimh is féidir leat a fháil cathain agus cá háit.
   • Rabhaidh agus Fadhbanna. Mar sin an roinn fadhbanna. Labhair faoi aon rud is féidir a dhéanamh mícheart, cad ba cheart a bheith ag faire amach dó, agus cad a d’fhéadfadh a bheith ina fhadhb don táirge deiridh, foirfe.
     • Tabhair a chaibidil féin (uimhrithe de ghnáth) do gach ábhar chun do SOP a choinneáil ró-theangeolaíoch agus mearbhall agus chun rudaí a choinneáil inrochtana.
     • Ní liosta uileghabhálach é seo; níl anseo ach barr an chnoic oighir nós imeachta. Is féidir le d’eagraíocht a chur in iúl cé na gnéithe eile ar gá aird a thabhairt orthu.
3. Coinnigh do chuid scríbhinní gonta agus furasta le léamh. Tá gach seans ann, níl do lucht féachana á léamh le haghaidh spraoi. Coinnigh gearr agus milis é - ar shlí eile caillfidh tú aird nó beidh sé deacair orthu an doiciméad a fháil agus deacair a thuiscint. Coinnigh d’abairtí chomh gearr agus is féidir.
   • Seo ceann olc sampla: Déan cinnte gach deannach a bhaint as na góilíní aeir sula n-úsáidtear iad.
   • Seo ceann maith sampla ": Sula n-úsáidtear é, folmhaigh an deannach go léir ó na góilíní aeir.
   • Go ginearálta, ná labhair faoi "tusa". Labhraíonn sé ar a shon féin. Labhair go gníomhach agus cuir tús le d’abairtí leis an riachtanas.
4. Más gá, cuir agallamh ar na fostaithe a bhfuil baint acu leis an bpróiseas faoin gcaoi a ndéanann siad an obair. Is é an rud deireanach atá uait SOP a scríobh nach bhfuil ciall leis. Cuireann tú sábháilteacht, éifeachtúlacht agus am d’fhoireann i mbaol agus ní chuireann tú nósanna imeachta atá in úsáid cheana san áireamh - rud nach nglacfaidh do chomhghleacaithe buíochas leat. Cuir ceisteanna más gá! Caithfear é seo a dhéanamh i gceart!
   • Mura bhfuil rudaí soiléir, iarr ar dhaoine difriúla gach ról agus freagracht a thabhairt leo. Ní fhéadfaidh ball foirne amháin cloí leis an SOP agus ní fhéadfaidh ball eile a bheith bainteach ach le cuid de na gníomhartha.
5. Déan píosaí móra téacs a roinnt ina bpíosaí le léaráidí agus sreabhchairteacha. Má tá tú ag déileáil le céim nó dhó atá an-deacair ar fad, is féidir leat cairt nó cairt a dhéanamh éasca do do léitheoirí. Bíonn sé níos éasca é a léamh agus tugann sé sos don intinn ó gach iarracht gach rud a thuiscint. Agus duitse tá cuma níos iomláine agus scríofa go maith air.
   • Ná húsáid iad ach chun spíosrú a dhéanamh nó chun go mbeidh cuma níos suntasaí ar do SOP; ná déan é ach má tá ciall leis nó má tá tú ag iarraidh bacainn teanga a shárú.
6. Déan cinnte go bhfuil an códú ceart ag gach leathanach. Gan amhras tá do SOP ar cheann de go leor SOPanna. Ar an ábhar sin, ba cheart d’eagraíocht cineál bunachar sonraí a choinneáil ina gcoinnítear gach rud bunaithe ar chóras innéacsaithe áirithe. Tá do SOP mar chuid den innéacsú sin agus dá bhrí sin ní mór dó cineál éigin códaithe a fháil. Sin é an fáth go gcaithfear é a lua go soiléir.
   • Ba chóir go mbeadh teideal gairid nó uimhir aitheantais, dáta agus uimhir leathanaigh ar gach leathanach. B’fhéidir go mbeidh fonótaí uait; braitheann sin ar bheartas d’eagraíochta ar an bpointe seo.

Cuid 3 de 3: Rath agus cruinneas a chinntiú

1. Tástáil an nós imeachta. Mura dteastaíonn uait do nós imeachta a thástáil, is dócha nár scríobh tú go leor é. Iarr ar dhuine a bhfuil “tuiscint theoranta” aige ar an bpróiseas (nó duine éigin ionadaíoch don léitheoir coiteann) do SOP a úsáid agus é a threorú. Cad iad na fadhbanna a bhíonn acu? Má tá aon cheann ann, ní mór duit aghaidh a thabhairt orthu agus na hathruithe is gá a dhéanamh.
   • Is fearr do SOP a thástáil ag cúpla duine. Rithfidh daoine difriúla i rudaí éagsúla, rud a thabharfaidh go leor freagraí duit (tá súil againn go mbeidh siad úsáideach).
   • Déan cinnte go ndéanann duine nach ndearna riamh an nós imeachta a thástáil. Beidh duine éigin a bhfuil réamhfhógra aige ag brath air sin chun dul ar aghaidh agus ní sa chéad áit ar do chuid oibre, ionas go gcailleann sé an marc.
2. Iarr orthu siúd a chomhlíonann an nós imeachta an SOP a mheas. Is cuma sa deireadh i ndáiríre cad a cheapann do bosses den SOP. Tá sé faoi na cinn amuigh ansin i ndáiríre caithfidh mé comhoibriú. Mar sin sula gcuirfidh tú chuig na bosses thuas staighre é, taispeáin torthaí do pheann dóibh siúd a bheidh ag déanamh nó ag déanamh na hoibre cheana féin. Faigh cad é sí de?
   • Trí iad a bheith páirteach agus iad a dhéanamh mar chuid den phróiseas, is dóichí go nglacfaidh siad leis an SOP seo. Agus gan amhras tá roinnt smaointe iontacha acu!
3. Iarr ar do chomhairleoirí agus an roinn rialaithe cáilíochta do SOP a sheiceáil. Nuair atá an fhoireann ceart go leor, is féidir leat é a chur ar aghaidh chuig do chomhairleoirí. B’fhéidir go mbeidh níos lú le rá acu faoin obair féin, ach cuirfidh siad in iúl duit an bhfuil an socrú ceart go leor, má rinne tú dearmad ar rud éigin, agus cuirfidh siad in iúl duit conas gach rud a dhéanamh oifigiúil agus mar chuid den chóras.
   • Úsáid na córais ródaithe oifigiúla chun ceadú doiciméad a fháil, ionas gur féidir leat a bheith cinnte go bhfuil an próiseas chun ceadú a thabhairt sínithe i gceart. Tá sé seo difriúil ó eagraíocht go eagraíocht. Níl uait ach a chinntiú go bhfuil a dtuairimí ag gach duine agus gur cloíodh leis na rialacha go léir.
   • Caithfidh sínithe a bheith thíos. Ní bhíonn aon trioblóid ag formhór na gcuideachtaí le sínithe leictreonacha a thuilleadh.
4. Tosaigh ag baint úsáide as do SOP a luaithe a bheidh sé ceadaithe. B’fhéidir go mbeidh ort oiliúint a eagrú do na fostaithe atá i gceist ar dtús, ach d’fhéadfadh go gciallódh sé freisin go bhfuil do pháipéar crochta suas sa leithreas. Bíodh sin mar atá sé, déan cinnte go n-úsáidtear do chuid oibre! Rinne tú é. Am le haghaidh beagán aitheantais!
   • Déan cinnte go bhfuil do SOP cothrom le dáta. Murab amhlaidh a thuilleadh, déan socrú le haghaidh nuashonraithe láithreach, déan cinnte go ndéantar na nuashonruithe a cheadú agus a dhoiciméadú agus seol an SOP arís. Braitheann sábháilteacht, táirgiúlacht agus rath d’fhoireann air.

Leideanna

• Níl ort ach Ollainnis a úsáid chun na céimeanna a mhíniú.
• Cuimhnigh geallsealbhóirí a bheith páirteach más féidir ionas go mbeidh an próiseas scríofa ag teacht leis an bpróiseas iarbhír.
• Seiceáil an bhfuil leagan níos sine den SOP ann. B'fhéidir gur féidir leat tú féin a theorannú go cúpla tweak tapa. Déan cinnte go ndéanann tú iad a dhoiciméadú i gceart freisin!
• Bíodh stair doiciméad agat le gach leagan nua.
• Úsáid sreabhchairteacha agus íomhánna ionas gur féidir leis an léitheoir an próiseas a leanúint i gceart.
• Tabhair aird ar shoiléire. Déan cinnte nach féidir iliomad léirmhínithe a dhéanamh. Taispeáin an nós imeachta do dhuine nach bhfuil cur amach aige air agus fiafraigh díobh cad a cheapann siad: d’fhéadfá a bheith fós ag tabhairt aghaidhe ar iontais.
• Déan do dhoiciméad a sheiceáil sula gceadaíonn tú é.