Ábhar

• Chun céim
• Cuid 1 de 2: Litir ghnó a dhréachtú
• Cuid 2 de 2: Scríobh an litir ghnó
• Leideanna

Nuair a bhíonn gnó á rith agat, is dócha go gcaithfidh tú litreacha a scríobh chuig do chustaiméirí. B’fhéidir go mbeidh ort insint dóibh faoi imeachtaí nua nó tairiscintí speisialta, nó b’fhéidir go mbeidh ort freagra a thabhairt ar chustaiméir a bhfuil gearán aige thar ceann do ghnó. Cibé cúis atá le do litir, bain úsáid as ton gairmiúil i gcónaí.

Chun céim

Cuid 1 de 2: Litir ghnó a dhréachtú

1. Úsáid ceann litreach gairmiúil. Léiríonn litir ghnó do chuideachta. Mar sin caithfidh sé breathnú sainiúil agus a bheith ar ardchaighdeán. Caithfidh lógó nó branda na cuideachta a bheith air freisin.
   • Is féidir leat ceann litreach a dhéanamh leis na leagan amach i Microsoft Word. Déan cinnte an lógó nó an branda atá agat cheana a úsáid sa cheann litreach.
2. Oscail clár próiseála focal. Ba cheart duit litir ghnó a chruthú ar ríomhaire i gcónaí.
   • Cruthaigh doiciméad nua agus socraigh corrlaigh an doiciméid go 1 orlach.
   • Úsáid cló serif mar Times New Roman, Georgia, nó Ariel. Déan cinnte clómhéid nach mó ná 12 a úsáid, ach nach lú ná 10. Níor cheart go mbeadh sé deacair an litir a léamh mar gheall ar chló nó méid mícheart.
   • Déan cinnte spásáil aonair a úsáid.
3. Úsáid an cruth bloc. Is í an fhoirm bhloc an fhormáid is coitianta le haghaidh litreacha gnó. Is é an ceann is éasca oibriú leis freisin. Caithfidh gach ceannteideal a bheith i gcoinne an chorrlaigh chlé agus beidh spás ann i ndiaidh gach ceannteidil. Ag tosú ó bhun go barr, ba chóir go mbeadh na ceannteidil seo a leanas i do litir ghnó:
   • An dáta reatha, nó an dáta a sheolann tú an litir. Tá an dáta tábhachtach mar is féidir é a úsáid le haghaidh do thaifid agus thaifid an seolaí. Is féidir é a úsáid go dlíthiúil ansin freisin. Mar sin déan cinnte go bhfuil an dáta ceart.
   • Seoladh an seoltóra. Seo do sheoladh, formáidithe i bhformáid seoltaí caighdeánach. Má tá do sheoladh ar cheann na litreach cheana féin, is féidir leat an chéim seo a scipeáil.
   • Seoladh an seolaí. Is éard atá ann ainm agus seoladh an duine a bhfuil an litir á scríobh agat. Tá sé roghnach an tUasal / Bean a úsáid. Mar sin má scríobhann tú chuig Nina de Vries, mar shampla, is féidir leat an chuid Mevrouw a fhágáil ar lár.
   • An brollach. Is féidir seo a bheith mar "Dear Mrs. de Vries" nó "Dear Nina de Vries". Mura bhfuil tú cinnte cé a léifidh an litir, bain úsáid as "Dear Sir or Madam". Is féidir leat "L.S.," a úsáid freisin ach mar rogha dheiridh mura bhfuil aon smaoineamh agat a bheidh ag léamh do litreach.
   • Corp na litreach. Beimid ag díriú air seo níos déanaí san alt seo.
   • Dúnadh na litreach, le síniú. Is féidir seo a bheith "Le meas" nó "Le meas".

Cuid 2 de 2: Scríobh an litir ghnó

1. Faigh amach cé hé do spriocghrúpa. Ba chóir go mbeadh ton na litreach gairmiúil i gcónaí, beag beann ar do spriocghrúpa. Ach b’fhéidir go mbeidh ort do theanga nó do rogha focal a athrú ag brath ar an bhfaighteoir. Má tá tú ag scríobh chuig roinn acmhainní daonna cuideachta eile, ba chóir duit a bheith níos foirmiúla i do theanga. Ach má tá tú ag scríobh chuig cliant ar leith, is féidir leat beagán níos ócáideach nó níos ócáideach a úsáid.
   • Trí do spriocghrúpa a chinneadh, is féidir leat a bheith soiléir i dtreo do spriocghrúpa. Seachain téarmaíocht a úsáid nach dtuigeann do léitheoir. Mar shampla, is dócha nach bhfuil a fhios ag custaiméir na giorrúcháin a úsáidtear le haghaidh clár spáis do chuideachta, mar sin ná húsáid iad siúd sa litir.
   • Is é an riail órga a bhaineann le litir mhaith ghnó a scríobh a bheith soiléir, gonta agus dea-bhéasach.
2. Cuir cuspóir na litreach in iúl sa chéad abairt. Smaoinigh ar chuspóir na litreach. An bhfuil sé chun do chustaiméirí a chur ar an eolas faoi do shuíomh nua? An bhfuil sé chun bille gan phá nó iarmhéid gan íoc a mheabhrú do chustaiméir? Nó freagra a thabhairt ar ghearán ó chustaiméir? Agus an aidhm seo san áireamh, cruthaigh dréacht don chéad abairt a chuirfidh in iúl láithreach do léitheoir a bhfuil i gceist leis an litir. Ná bí doiléir faoi chuspóir do litreach. Bí simplí.
   • Tosaigh le "Mise" más mian leat do thuairim mar úinéir gnó a chur in iúl. Úsáid "Táimid" agus tú ag scríobh thar ceann cuideachta nó eagraíochta.
   • Dírigh ar ráiteas díreach mar: "Leis an litir seo ba mhaith linn tú a chur ar an eolas" nó "Leis an litir seo ba mhaith linn tú a iarraidh". Is féidir leat ráiteas "Mise" a úsáid freisin má tá tú ag scríobh na litreach mar úinéir gnó. Mar shampla: "Táim i dteagmháil leat mar gheall ar" nó "chuala mé sin le déanaí ... agus ba mhaith liom tuilleadh a fháil amach faoi ..."
   • Mar shampla, má scríobhann tú (mar úinéir gnó) litir chuig Nina de Vries faoi chuntas neamhíoctha ón mhí seo caite, d’fhéadfá tosú le: “Táim i dteagmháil leat tríd an litir seo mar gheall ar iarmhéid gan íoc ar do chuntas ó Mhárta 2015 . "
   • Nó, mar fhostaí de chuid cuideachta, má thugann tú freagra ar ghearán ó chustaiméirí faoi chlár spáis na cuideachta, is féidir leat an litir a thosú le, "Fuaireamar do ghearán faoinár gclár spáis chuig Mars."
   • B’fhéidir go scríobhann tú an litir chun a chur in iúl do chustaiméir go bhfuil comórtas nó áit buaite acu ar chúrsa oiliúna. Tosaigh le habairt mar: "Táim sásta tú a chur ar an eolas ..." nó "Ba mhaith linn é sin a chur in iúl duit ..."
   • Má tá ort drochscéal a sheachadadh, tosú le habairt mar, "Is oth linn a chur in iúl duit go ..." nó "Tar éis breithniú cúramach a dhéanamh, chinn mé gan ..."
3. Úsáid an guth gníomhach in ionad an guth éighníomhach. Go ginearálta úsáidimid an fhoirm éighníomhach go minic. Ach déanann an fhoirm éighníomhach an rud a scríobhann tú leadránach agus mearbhall. Tá an fhoirm ghníomhach i bhfad níos éifeachtaí i litir ghnó toisc go leagann sí ton níos treise.
   • Sampla d’fhoirm éighníomhach is ea, mar shampla: `` Cad iad na gearáin shonracha is féidir liom a réiteach duit? '' Is é ábhar na habairte, an custaiméir ('tusa') ag deireadh na habairte, seachas ag an tús den abairt.
   • Sampla den fhoirm ghníomhach is ea, mar shampla, “Cad is féidir liom a dhéanamh chun do ghearáin a réiteach?” Tá an leagan seo den abairt, san fhoirm ghníomhach, i bhfad níos soiléire agus níos éasca don léitheoir a thuiscint.
   • Bealach iontach chun do theachtaireacht a chur in iúl is ea an fhoirm éighníomhach a úsáid gan aird a thabhairt ar bhotún nó ar phointe amhrasach. Ach bain úsáid as seo ach ansin. Go ginearálta, tá an fhoirm ghníomhach i bhfad níos éifeachtaí i litreacha gnó.
4. Cuir in iúl imeacht nó comhrá roimhe seo leis an léitheoir, más infheidhme. B’fhéidir go ndearna tú teagmháil le Nina de Vries níos luaithe an mhí seo le rabhadh faoina bille neamhíoctha. Nó b’fhéidir gur léirigh cliant frustrachas leis an gclár spáis ag comhdháil an mhí seo caite. Má rinne tú idirghníomhú leis an léitheoir cheana féin, admhaigh é seo. Meabhraíonn sé don léitheoir an teagmháil a rinne tú roimhe seo agus cuireann sé cuma níos práinní agus níos tábhachtaí ar an litir ghnó.
   • Úsáid frása mar: "Ag leanúint ar aghaidh ó mo litir faoi do bhille neamhíoctha" nó "Go raibh maith agat as d'íocaíocht i mí an Mhárta". Nó "Bhí sé an-chabhrach cloisteáil faoi do sheasamh ar an gclár spáis ag comhdháil mhí na Bealtaine."
5. Déan iarratas nó tabhair cúnamh. Cuir ton dearfach leis an léitheoir trí iarratas dea-bhéasach a dhéanamh nó cúnamh a thairiscint dóibh i bhfoirm caidrimh chomhoibrithe.
   • Abair gur úinéir gnó thú ag iarraidh ar chustaiméir bille a íoc. Úsáid frása mar, "Is mór agam má shocraíonn tú do bhille gan phá a luaithe is féidir."
   • Abair go bhfuil tú ag scríobh thar ceann do chuideachta. Úsáid abairt mar: "Bheimis sásta cruinniú duine le duine a eagrú idir tú féin agus ár nOifigeach Acmhainní Daonna."
   • Féadfaidh tú tairiscint a dhéanamh freisin aon cheisteanna nó buarthaí a d’fhéadfadh a bheith ag do léitheoirí a fhreagairt. Úsáid frása mar: "Beidh mé sásta aon cheisteanna nó buarthaí atá agat maidir le do chuntas a fhreagairt." Nó, "Ar mhaith leat go gcuirfimid níos mó sonraí ar fáil duit faoin gclár?"
6. Dún an litir. Cuir glaoch chun gnímh, duit féin agus don léitheoir. D’fhéadfadh sé seo a bheith ina iarraidh ar íocaíocht roimh dháta faoi leith nó nóta faoi choinne foirmiúil a dhéanamh leis an léitheoir.
   • Cuir abairt leis nuair a thabharfaidh tú aghaidh ar an seolaí sa todhchaí. "Táim ag tnúth le tú a fheiceáil ag an gcruinniú buiséid an tseachtain seo chugainn." Nó "Táim ag tnúth le tuilleadh plé a dhéanamh leat le linn ár gcuairte ar an gceanncheathrú."
   • Tabhair aird ar aon doiciméid is mian leat a chur le do litir. Cuir abairt mar "Sna ceangaltáin gheobhaidh tú an sonrasc gan íoc" nó "Ceangailte gheobhaidh tú cóip dár gclár spáis."
   • Cuir deireadh leis an litir le habairt deiridh. Úsáid “Le meas” do chustaiméirí nó do chliaint.
   • Úsáid “Le meas” i litreacha foirmiúla chuig daoine nach bhfuil aithne agat orthu.
   • Ná húsáid ach “Maidir is Fearr” nó “Maidir is Fearr” agus tú ag scríobh chuig duine a bhfuil aithne mhaith agat air nó ag obair leis.
7. Léigh an litir arís. Beidh d’fhormáidiú cruinn agus d’fhocail go léir in easnamh má tá an litir lán de bhotúin litrithe!
   • Tabhair faoi deara aon úsáid a bhaintear as an bhfoirm éighníomhach, agus déan iarracht an abairt a athrú go dtí an fhoirm ghníomhach.
   • Tabhair aird ar aon abairtí fada, doiléire agus casta. I litir ghnó, is lú níos mó de ghnáth, mar sin giorraigh fad do chuid abairtí más féidir.

Leideanna

• Agus an litir á phriontáil agat, bain úsáid as A4 bán. Nuair a sheolann tú an litir, déan í a fhilleadh i dtrí thrian agus í a sheoladh i gclúdach caighdeánach.