Ábhar

• Chun céim
• Cuid 1 de 3: Ag féachaint ar an suíomh Gréasáin
• Cuid 2 de 3: Scríobh an ríomhphost
• Cuid 3 de 3: Fan dea-bhéasach
• Rabhaidh

Bíonn sé deacair ar dhaoine áirithe ríomhphost a sheoladh chuig roinn seirbhíse do chustaiméirí cuideachta. Conas a dhéanann tú litir den sórt sin a chumadh i bhfoirm ríomhphoist, nuair a cuireadh i ndáiríre iad ar pháipéar san am atá thart? Cad iad na cineálacha nó na prótacail atá i bhfeidhm nuair a chuireann tú ceist ar sheirbhís do chustaiméirí? Cé go n-athraíonn sé seo de réir tionscail, réigiúin agus cultúir, tá roinnt treoirlínte ginearálta ann lena chinntiú go bhfaighidh seirbhís ríomhphoist do chustaiméirí i gceart.

Chun céim

Cuid 1 de 3: Ag féachaint ar an suíomh Gréasáin

1. Cuardaigh an freagra. Sula scríobhfaidh tú ríomhphost chuig foireann seirbhíse do chustaiméirí cuideachta, déan cinnte nach ar an suíomh Gréasáin amháin atá an freagra. Cuireann go leor cuideachtaí freagraí ar cheisteanna coitianta ar leathanach speisialta ar a suíomh Gréasáin, de ghnáth faoin gceannteideal "Ceisteanna Coitianta" nó "Ceisteanna Coitianta".
   • De ghnáth is féidir leat na leathanaigh seo a fháil trí scrollaigh an bealach ar fad go bun an leathanaigh agus ansin cliceáil ar "Teagmháil" nó "Seirbhís do Chustaiméirí".
2. Faigh an leathanach "Seirbhís do Chustaiméirí". Mura bhfeiceann tú nasc ag bun an láithreáin ghréasáin, uaireanta is féidir leat an leathanach a fháil tríd an bhfocal a chlóscríobh sa bhosca cuardaigh. De ghnáth feicfidh tú réimse le deilbhín gloine formhéadúcháin sa chúinne ar dheis ar barr an leathanaigh bhaile. Clóscríobh i dtéarmaí mar "seirbhís do chustaiméirí" nó "teagmháil" agus ansin brúigh Iontráil.
   • De ghnáth bíonn foirm ríomhphoist ar an leathanach “Teagmhálaí” inar féidir le custaiméirí gearáin nó tráchtanna a scríobh.
     • Seiceáil an leathanach seo le fáil amach an bhfaighidh tú cóip den teachtaireacht seolta; mura féidir, cuardaigh an suíomh Gréasáin le haghaidh seoladh ríomhphoist ar féidir leat a bhaint amach as do chuntas ríomhphoist pearsanta ionas go mbeidh cruthúnas agat ar an gcomhfhreagras.
3. Úsáid an bosca cuardaigh. Cuardaigh an topaic ar mhaith leat ceist a chur air san fhuinneog chéanna a d’úsáid tú chun seoladh ríomhphoist na seirbhíse do chustaiméirí a fháil. Má chuardaíonn tú an topaic nó má cheistigh tú ar an mbealach seo, b’fhéidir go bhfaighidh tú an freagra gan ríomhphost a sheoladh.
   • Tá sé seo tábhachtach freisin más mian leat a bheith cliste nuair a sheolann tú an ríomhphost. Má iarrann tú rud éigin nuair a bhíonn an freagra luaite go soiléir cheana féin ar an suíomh Gréasáin, b’fhéidir go gceapfadh siad le seirbhís do chustaiméirí go bhfuil tú éilitheach agus leisciúil, agus mar sin neamhbhrabúsach.
   • Féach freisin ar na ceisteanna coitianta (CCanna). Go minic bíonn an cheist a theastaíonn uait a chur san áireamh cheana féin sna ceisteanna coitianta. Sin é an fáth go bhfuil leathanach den sórt sin ag formhór na suíomhanna Gréasáin, chun na ríomhphoist chuig seirbhís do chustaiméirí a choinneáil chomh híseal agus is féidir.
4. Polasaithe cuideachta a athbhreithniú. Mura féidir leat freagra do cheist a fháil tríd an mbosca cuardaigh nó na Ceisteanna Coitianta, is féidir leat cuardach a dhéanamh fós ar an leathanach "Eolas Fúinn" nó sa bheartas um fhilleadh. Scrollaigh go bun an láithreáin ghréasáin arís agus féach cé na naisc atá ann. Cuardaigh nasc a bhféadfadh freagra do cheist a bheith ann: fúinn, ordú agus seachadadh, tuairisceáin, baránta agus deisiú, agus mar sin de.
   • Cé nach féidir leat an freagra ar na naisc seo a fháil, is féidir go mbeadh sé úsáideach fós féachaint ar na leathanaigh ionas gur féidir leat faisnéis bhreise faoin gcuideachta a úsáid le húsáid i do r-phost.

Cuid 2 de 3: Scríobh an ríomhphost

1. Faigh amach an gearán nó moladh é. Ní gá gur gearáin nó ceisteanna iad gach teachtaireacht chuig seirbhís do chustaiméirí. B’fhéidir gur mhaith leat buíochas a ghabháil leo as an tseirbhís mhaith. Tá fáilte roimh ríomhphoist dearfacha freisin, mar aon le ríomhphoist le ceisteanna.
   • Is fíric go mbíonn sé níos tapa agus níos dírí gearán a thuairisciú ar an teileafón uaireanta. Is fearr a oibríonn r-phost chun do bhuíochas a chur in iúl nó chun ceist a chur nach gá freagra láithreach uirthi, ach más mian leat an cheist a réiteach ar an bpointe boise, glaoigh.
2. Scríobh síos ábhar soiléir. Déan cinnte go bhfuil ábhar an ríomhphoist soiléir agus brí. Teastaíonn uait go bhfeicfidh an t-ionadaí seirbhíse do chustaiméirí do r-phost ar dtús, ionas go bhfaighidh tú freagra níos gasta. Coinnigh an t-ábhar gearr, déan cinnte go ndéanann sé achoimre ghearr ar do r-phost agus go mbraitheann an fostaí go bhfuil iallach air an r-phost a oscailt go tapa.
   • Mar shampla: "Cárta bharántais a d'ith madraí - is gá é a athsholáthar"
3. Tosaigh le beannacht. Nuair a bheidh topaic mhaith curtha le chéile agat, is é an chéad chéim eile ná beannú don ionadaí seirbhíse do chustaiméirí. Ná tosú le d’fhadhb ar an bpointe boise. Beannaíonn tú go deas do dhuine ar an bhfón, nach tú? D’fhéadfadh sé a bheith rud chomh simplí le “An tSeirbhís do Chustaiméirí is Fearr”.
   • Déan iarracht ainm a fháil le cur le do bheannacht. Ag cuideachtaí níos lú, uaireanta liostáiltear ainmneacha na n-ionadaithe seirbhíse do chustaiméirí ar an suíomh Gréasáin, mar sin trí iad a úsáid beidh do theachtaireacht níos pearsanta, rud a fhágfaidh go mbeidh sé níos taitneamhaí oibriú leis.
   • Féadfaidh tú deireadh a chur leis an mbeannacht le camóg nó colon. Seirbhís do chustaiméirí a chara, nó An tSeirbhís do Chustaiméirí is Fearr:
4. Bata ar na modhanna caighdeánacha scríbhneoireachta. Faigh meas an fhostaí trí mhodhanna caighdeánacha scríbhneoireachta a úsáid. Ná clóscríobh gach rud i gceannlitreacha, agus ná bain úsáid as clónna móra nó tiubha breise. Úsáid gnáthphoncaíocht, litriú agus ceannlitreacha. Ansin glacfar go dáiríre le do r-phost.
5. Scríobh i dtóin dea-bhéasach. Scríobh go béasach, fiú má dhéanann tú gearán nó má theastaíonn uait do frustrachas a chur in iúl. Ansin cuirfear luach níos mó ort mar chustaiméir agus is dócha go gcaithfear leat níos cúirtéise freisin.
6. Inis cé tú féin. Cuir tú féin in aithne tar éis an bheannaigh. Scríobh d’ainm síos agus mínigh cén cineál custaiméara tú, agus cibé ar ordaigh tú rud éigin den chéad uair nó an custaiméir atá ag filleadh tú. Sa dá chás, b’fhearr leis an bhfostaí tú a choinneáil mar chustaiméir. Cuir do shuíomh geografach san áireamh más ábhartha.
7. Bí sonrach. Úsáid teanga ar leith i do r-phost. Seachain téarmaí cineálacha mar "mo tháirge". Ina áit sin, déan cur síos mionsonraithe ar an táirge nó an tseirbhís atá i gceist agus cén fáth a bhfuil tú ag seoladh ríomhphoist faoi. Déan cur síos ar gach imeacht ábhartha ionas go mbeidh a fhios ag an bhfostaí go díreach cad í an fhadhb. Má chuireann tú an fhaisnéis seo sa chéad r-phost láithreach, seachnóidh tú malartú fada ríomhphoist.
   • Úsáid an URL leis an táirge má tá ceann agat, ionas gur féidir leis an bhfostaí a bhfuil i ndán dó a fheiceáil láithreach.
   • Cuir d’uimhir ordaithe sa r-phost freisin, mar go n-iarrfaidh mórchuid na bhfostaithe ort ar aon nós. Tagraíonn an uimhir ordaithe seo don chaoi a bhfuil an t-ordú ina gcóras.
8. Cuir ceisteanna go soiléir. Bí soiléir i do r-phost. Ná buille timpeall an tor. Nuair a bheannaigh tú don fhostaí agus tú féin a thabhairt isteach, cuir tús le mír nua ag míniú a bhfuil ar siúl, sa teanga shonrach chéanna a luadh sa chéim roimhe seo.
   • Iarr láithreach an cúiteamh a theastaíonn uait. B’fhéidir nach leomhfaidh tú ceist a chur, ach do shyness a chur ar leataobh i do r-phost. Más mian leat rud éigin mar mhalairt ar tháirge lochtach, abair é sin.
9. Scríobh ailt ghearra. Déan cinnte go bhfuil do mhíreanna gearr. Is fusa mír d’aon abairt amháin, dhá abairt nó trí abairt ar a mhéad a léamh. Mar sin is féidir leis an bhfostaí an r-phost a scanadh níos tapa le fáil amach an bhfuil tosaíocht aige, agus má tá bloc mór téacs scríofa agat, féadfar do theachtaireacht a chur ag bun na cruaiche toisc nach dtuigeann sé / sí a bhfuil i gceist agat láithreach .
10. Críochnaigh le síniú simplí. Cuir deireadh leis an ríomhphost le habairt deiridh ag déanamh achoimre ar d’iarratas nó ar mholadh, agus beannacht ina dhiaidh sin. Féadfaidh tú deireadh a chur le “Cineál meas”, ach is féidir leat d’ainm nó do shíniú ríomhphoist a chur láithreach. Is féidir leat a thaispeáint freisin gur mhaith leat freagra gasta trí a rá: "Ag feitheamh le do fhreagra", nó rud éigin chuige sin.
    • Is éard atá i síniú ríomhphoist bloc gairid téacs ina bhfuil d’ainm, do shlí bheatha agus faisnéis teagmhála. Is féidir leat síniú ríomhphoist a chruthú i socruithe do chuntas ríomhphoist, ionas go mbeidh sé le feiceáil go huathoibríoch i gcónaí faoi theachtaireacht nua.
11. Ná seol aon cheangaltáin fós. Ná seol ceangaltáin leis an gcéad teachtaireacht fós. Tá scagairí turscair ag go leor suíomhanna Gréasáin a dhéanann iascaireacht ar ríomhphoist le ceangaltáin, ag cur do theachtaireachta sa bhruscar sula léitear í.
    • Ar ndóigh ní mór duit ceangaltán a chur le litir chlúdaigh nuair a iarrtar ort do atosú a chur leis mar dhoiciméad Word.
    • Ná cuir ainmneacha úsáideora, pasfhocail ná faisnéis maidir le cárta creidmheasa san áireamh.
12. Léigh do theachtaireacht arís sula seolfaidh tú í. Nuair atá do r-phost réidh, ná brúigh "seol" ró-dhíograiseach. Ba cheart duit an ríomhphost a athléamh ar dtús chun a chinntiú nach bhfuil aon chlóscríbhinní nó earráidí litrithe ann a bhainfidh de do theachtaireacht. Fiú má scríobh tú an ríomhphost ar d’fhón cliste, ní leithscéal ar bith é an teachtaireacht uathoibríoch “a seoladh ó mo iPhone” as botúin litrithe nó botúin ghramadaí.
13. Seol meabhrúchán. Mura bhfuair tú freagra ar do r-phost tar éis cúpla lá, d’fhéadfadh sé a bheith go raibh do theachtaireacht críochnaithe sa bhosca turscair nó ag bun na cruaiche. Scríobh r-phost ina luann tú an ríomhphost roimhe seo agus fiafraigh an bhfuarthas é i gceart.

Cuid 3 de 3: Fan dea-bhéasach

1. Déan cinnte go bhfuil gramadach agus litriú maith agat. B’fhéidir nach dtuigeann tú é, ach tá gramadach agus litriú maith mar chuid de bhéasa dea-bhéasach. Má dhéanann tú do dhícheall cumarsáid a dhéanamh go soiléir, taispeánann tú meas ar an bpáirtí eile agus taispeánann tú gur duine dea-bhéasach tú i gcoitinne.
2. Taispeáin go bhfuil tú cliste. Ná bí cúramach, ach taispeáin go bhfuil tú cliste trí stór focal fairsing a thaispeáint. Má bhreathnaigh tú ar shuíomh Gréasáin na cuideachta agus má fuair tú amach faoina gcuid beartas, is féidir leat a thaispeáint gur léigh tú gach rud i gceart ach nach bhfuair tú freagra ar do cheist fós.
3. Ná bí ag magadh. Tá a n-áit ag ráitis agus ag magadh críonna, agus ní i ríomhphost ba chóir a bheith dáiríre, ar a laghad ní sa chéad chomhfhreagras. Is féidir an cineál teanga sin a mheas mar theanga mhíchuí, agus ba mhaith leat é sin a sheachaint agus tú ag déileáil le cuideachta.
   • Nuair a bheidh roinnt ríomhphoist seolta agus amach agat le hionadaí seirbhíse do chustaiméirí, is dóichí go nglacfar agus go dtuigfear scéalta grinn.
4. Ná cuir tú féin in iúl go hionsaitheach. Cé go bhféadfadh frustrachas a bheith ort faoin gcaoi ar láimhseáladh táirge nó seirbhís, ní chuirfidh tú áit ar bith i ríomhphost feargach. Má phléann tú d’fhadhb le meas agus cúirtéis, gheobhaidh tú gach a theastaíonn uait níos luaithe.
   • Cuimhnigh go bhfuil sé deacair do chuid mothúchán a chur i bhfocail. Má tá tú trína chéile faoi fhadhb agus má theastaíonn réiteach láithreach uait, is fearr glaoch ort.
5. Luaigh do dhílseacht agus do bhuíochas. Má scríobhann tú i do r-phost cé chomh dílis is a bhí tú don chuideachta i gcónaí, beidh meas ag an bhfostaí ar do theachtaireacht agus freagróidh sé níos gasta.

Rabhaidh

• Ná cuir ainmneacha úsáideora, pasfhocail ná faisnéis íocaíochta riamh (uimhreacha cárta creidmheasa nó cuntais) i ríomhphost chuig seirbhís do chustaiméirí.