Conas litir ghnó a scríobh chuig do chliaint

Ábhar

Céimeanna
Cuid 1 de 2: Formáid Litreacha Gnó
Cuid 2 de 2: Conas litir ghnó a scríobh
Leideanna

Má tá do ghnó féin agat, ansin is dócha go gcaithfidh tú litreacha gnó a scríobh chuig do chliaint. Is féidir leis na haidhmeanna a bheith difriúil: fógra a thabhairt faoi imeachtaí nó coinníollacha nua, freagairt do ghearáin ó chustaiméirí thar ceann na cuideachta. Beag beann ar chúis na scríbhneoireachta, tá sé tábhachtach ton gairmiúil agus stíl ghnó a choinneáil i gcónaí.

Céimeanna

Cuid 1 de 2: Formáid Litreacha Gnó

1 Úsáid ceann litreach gairmiúil. Léiríonn an litir ghnó do chuideachta. Maidir leis seo, ba cheart go mbeadh an fhoirm chuí sa litir. Chomh maith leis sin, ná déan dearmad lógó nó branda do chuideachta a úsáid.
- Is féidir leat ceanntásc litreach a chruthú trí theimpléid dathanna réamhdhéanta a úsáid le haghaidh Microsoft Word. Úsáid lógó nó branda cuideachta fíor.
2 Oscail eagarthóir téacs. Caithfear gach litir ghnó cuideachta a chlóscríobh ar ríomhaire i gcónaí.
- Cruthaigh doiciméad nua agus socraigh na corrlaigh go 2.54 ceintiméadar.
- Úsáid cló cló serif cosúil le Times New Roman, Georgia, nó Arial. Mar sin, níor chóir go mbeadh an clómhéid níos mó ná 12, ach 10 ar a laghad. Níor cheart go mbeadh tionchar diúltach ag cineál nó méid an chló ar inléiteacht na litreach.
- Úsáid spásáil líne shingil.
3 Saincheap an cruth bloc. Is í an fhoirm bhloc an fhormáid is coitianta le haghaidh litreacha gnó. Is é an ceann is éasca é a chur ar bun agus a leanúint freisin. Fágtar údar maith le gach mír agus scartha le spás amháin í. In ord ó bharr an leathanaigh go dtí an bun, ba chóir go mbeadh na míreanna seo a leanas i litir ghnó:
- Dáta an lae inniu nó an dáta a seoladh an litir. Ná déan dearmad an dáta a áireamh, toisc go n-úsáideann an seoltóir agus an faighteoir é le haghaidh cuntasaíochta, agus chun críocha dlíthiúla. Tabhair an dáta cruinn.
- Seoladh an seoltóra. Seo do sheoladh i bhformáid chaighdeánach. Má tá do sheoladh liostaithe cheana i gceannteideal na litreach, ansin is féidir leat an chéim seo a scipeáil.
- Seoladh ag dul as oifig. Iontráil ainm agus seoladh fhaighteoir na litreach. Is féidir leat an seoladh "Máistir" nó "Máistreás" a úsáid. Mar sin, más Nina Serova an faighteoir, is féidir leat “Mrs. Nina Serova” agus “Nina Serova” a scríobh.
- Beannachtaí. Is féidir leat “Dear Mrs. Serova” nó “Dear Nina Serova” a scríobh. Mura bhfuil tú cinnte cé a léifidh an litir, scríobh “Dear Sirs”. Tá rogha ann freisin "Mar eolas do gach páirtí leasmhar", ach ba cheart é a fhágáil mar rogha dheiridh mura bhfuil an seolaí ar eolas.
- Príomhchorp na litreach. Pléifear an chuid seo níos mionsonraithe sa chéad chuid eile.
- Cuid deiridh agus síniú. Scríobh: "Le meas," - nó: "Gach dea-ghuí."

Cuid 2 de 2: Conas litir ghnó a scríobh

1 Sainmhínigh do spriocghrúpa. Ba chóir go bhfanfadh ton na litreach gairmiúil i gcónaí beag beann ar an lucht féachana, ach braitheann rogha na bhfocal agus na teanga ar sheoltaí na litreach. Más le haghaidh roinn AD cuideachta eile an litir, ba cheart teanga níos foirmiúla a úsáid. Agus tú ag tabhairt aghaidh ar chliant ar leith, is féidir leat dul i muinín teanga neamhfhoirmiúil agus shimplí.
- Cuideoidh sé leat míthuiscintí a sheachaint. Ná húsáid téarmaí atá dothuigthe don léitheoir. Mar shampla, b’fhéidir nach mbeadh a fhios ag custaiméirí na giorrúcháin a úsáidtear don chlár spáis i do chuideachta, mar sin ná húsáid iad i do litir.
- Is é an riail is tábhachtaí maidir le scríbhneoireacht ghnó ná gur chóir go mbeadh an téacs soiléir, gonta agus cúirtéiseach.
2 Luaigh cuspóir na litreach ar an gcéad líne. Smaoinigh ar chuspóir na litreach. Ar mhaith leat seoladh oifige nua a sholáthar? Cuir an fiach i gcuimhne don chliant? Freagra ar an ngearán? Coinnigh seo i gcuimhne nuair is gá duit an chéad abairt den litir a scríobh. Ná húsáid foclaíocht doiléir agus téigh díreach go dtí an pointe.
- Scríobh isteach an chéad duine má chuireann tú do thuairim in iúl mar úinéir cuideachta. Scríobh an dara duine má tá tú ag labhairt thar ceann cuideachta nó eagraíochta.
- Úsáid ráiteas gan athbhrí mar: "Cuirimid ar an eolas tú leis seo" - nó: "Ba mhaith linn leis seo a bheith ar an eolas faoi." Scríobh an chéad duine má tá tú ag tabhairt aghaidh mar úinéir na cuideachta mar: “Ba mhaith liom teagmháil a dhéanamh leat”, - nó: “D’fhoghlaim mé le déanaí ..., mar sin ba mhaith liom ...”.
- Mar shampla, ba mhaith leat (úinéir na cuideachta) Nina Serova a chur ar an eolas faoi fhiach míosa. Cuir tús le do litir mar seo: “Ba mhaith liom a chur in iúl duit go bhfuil fiachas i do chuntas ó mhí an Mhárta 2015 i leith."
- Más fostaí de chuid cuideachta tú agus má tá tú ag freagairt do ghearán ó chustaiméirí faoi chlár spáis do chuideachta, tosaigh mar seo: “Fuaireamar do chuid tuairimí maidir lenár gclár coilínithe Mars."
- Uaireanta ní mór duit a rá leis an léitheoir gur bhuaigh sé comórtas nó go bhfuair sé áit in institiúid oideachais. Tosaigh mar seo: "Tá áthas orm eolas a thabhairt ...", - nó: "Tá áthas orainn eolas a thabhairt ...".
- Más gá duit drochscéal a thuairisciú, tosaigh leis an bhfrása seo: "Le brón cuirimid ar an eolas tú ...", - nó: "Tar éis breithniú cúramach a dhéanamh, socraíodh ...".
3 Úsáid guth bailí. In óráid oifigiúil, is minic a úsáidtear an guth éighníomhach, ach féadann sé téacs na litreach a dhéanamh aonchineálach nó dothuigthe. Ligeann guth bailí faisnéis a chur in iúl ar bhealach cinntitheach.
- Sampla de ghuth éighníomhach: "Cad iad na céimeanna is féidir a ghlacadh?" Sa chás seo, ní seiceadóir an ghnímh an t-ábhar “céimeanna”, ach faigheann sé an gníomh air féin.
- Sampla de ghuth bailí: "Cad iad na céimeanna is féidir linn a ghlacadh?" Sa leagan seo, úsáidtear guth gníomhach, a ligeann duit an smaoineamh a chur in iúl go soiléir agus go soiléir.
- Uaireanta, tugann an guth éighníomhach deis duit do theachtaireacht a chur in iúl agus gan an iomarca aird a tharraingt ar earráid nó ar fhíric ghránna. Ná húsáid ach sa chás seo é. De ghnáth, is fearr guth bailí.
4 Nasc le himeachtaí roimhe seo nó cumarsáid leis an léitheoir. B’fhéidir gur chuir tú Nina Serova ar an eolas faoin bhfiach roimhe seo. D’fhéadfadh an léitheoir a mhíshástacht le do chlár spáis a chur in iúl ag an gcomhdháil dheireanach. Má rinne tú cumarsáid cheana, cuir i gcuimhne duit faoin bhfíric seo. Beidh an léitheoir in ann sonraí tábhachtacha a thabhairt chun cuimhne, agus beidh do litir i bhfad níos tábhachtaí agus níos práinní.
- Úsáid frásaí mar: “De réir na litreach roimhe seo ó…”, “Go raibh maith agat as d’íocaíocht thráthúil an mhí seo caite,” - nó: “Bhí an-áthas orainn do chuid tuairimí cuiditheacha a chloisteáil ag an gcomhdháil i mí na Bealtaine."
5 Déan iarratas nó tabhair cúnamh. Cuir ton dearfach le hiarratas dea-bhéasach nó tabhair comhar i bhfoirm cabhrach.
- Ligean le rá gur leat cuideachta agus gur mhaith leat a chur ina luí ar chliant fiach a íoc. Úsáid an frása: "Bheinn buíoch díot as do chúnamh agus as d’íocaíocht láithreach."
- Má tá tú ag scríobh thar ceann cuideachta, bain úsáid as an bhfrása: “Ba mhaith linn cruinniú pearsanta a eagrú duit lenár mbainisteoir AD.”
- Déan tairiscint freisin gach ceist is féidir a fhreagairt agus amhras an léitheora a dhíbirt. Sampla: “Beidh áthas orainn aon cheann de do chuid ceisteanna a fhreagairt nó aon amhras faoi íocaíocht a ghlanadh”, - nó: “Ar mhaith leat tuilleadh sonraí a fháil faoinár gclár?”
6 Comhlánaigh an litir. Úsáid glao-chun-gnímh ó do thaobh féin nó ó thaobh an chustaiméara. D’fhéadfadh sé gur iarraidh é seo an fiach a íoc laistigh de chreat ama sonraithe nó tairiscint chun cruinniú a eagrú le cliant.
- Scríobh togra le súil le cumarsáid a dhéanamh amach anseo: “Ag tnúth le bualadh leat ag an gcruinniú buiséid an tseachtain seo chugainn,” - nó: “Bheimis sásta na gnéithe seo go léir a phlé leat níos mionsonraithe nuair a bhuailfimid inár n-oifig . "
- Cuir in iúl an bhfuil cáipéisí ceangailte leis an litir. Cuir frása mar seo leis: "Táimid ag cur sonrasc chugat an mhí seo caite," - nó: "Tá cóip den chlár spáis ceangailte leis an litir."
- Úsáid frása deiridh ag an deireadh. Is fearr do chliaint scríobh: "Le meas", - nó: "Gach dea-ghuí."
- Úsáid an fhoclaíocht “Maidir” i litreacha foirmiúla chuig strainséirí.
- Scríobh: “Gach rath” má tá aithne agat ar dhuine nó má chomhoibríonn sé leis.
7 Ceartaigh na botúin. Ní bheidh aon ról ag formáidiú agus foclaíocht cheart má tá earráidí gramadaí sa litir!
- Déan iarracht gach cás den ghuth éighníomhach a fháil agus na coigeartuithe cuí a dhéanamh.
- Tabhair aird ar abairtí fada agus mearbhall. I litir ghnó, tá feidhm ag an riail “Is fearr níos lú níos fearr”, mar sin ba chóir abairtí fada a scriosadh.