Ábhar

• Céimeanna
• Leideanna
• Rabhaidh

Tá sé an-tábhachtach go mbeadh córas éifeachtach cuntasaíochta agus stórála doiciméad ann chun an obair a eagrú i gceart san oifig. Beag beann ar líon na ndaoine a bhfuil rochtain acu ar dhoiciméid, ba cheart an córas a eagrú sa chaoi is go bhfaighidh gach duine an doiciméad riachtanach. Má tá sé deacair an córas chun doiciméid a thaifeadadh agus a stóráil, ansin tosóidh tú ag fágáil gach doiciméad ar láimh ar eagla go gcaillfear iad sa chomh-aireachta comhdaithe, agus mar thoradh air sin beidh do dheasc bruscair le chairn páipéir.

Céimeanna

1. 1 Roghnaigh córas comhdaithe. Pé scéal é, ar an gcéad dul síos, caithfidh sé a bheith loighciúil ionas go mbeidh a fhios agat cá bhfuil gach doiciméad. Réitigh féideartha:
   • Aibítreach. Is fearr a oibríonn an córas seo má tá ainmneacha na gcliant, na n-othar nó na gcustaiméirí sa chuid is mó de do dhoiciméid.
   • Ábhar nó Catagóirí: Eagraítear an chuid is mó de na córais de réir ábhair nó catagóire, oibríonn siad go hiontach nuair a eagraítear i gceart iad, ach bíonn siad an-mearbhall nuair nach mbíonn siad eagraithe i gceart.
   • Uimhrithe / croineolaíoch. Is fearr a oibríonn an córas seo do dhoiciméid uimhrithe nó dátaithe mar orduithe ceannaigh nó oideas.
2. 2 Úsáid fillteáin crochta i gcaibinéid comhdaithe. Níl fillteáin crochta inbhainte, gníomhaíonn siad mar shealbhóirí ar chlúdaigh a thógfaidh tú as na boscaí.
3. 3 Doiciméid a eagrú i gcruacha i gcatagóirí. Má tá an chruach níos mó ná 5 cm ar airde, roinn é i bhfochatagóirí. Má tá an chruach ró-íseal, déan é a chomhcheangal le cruachta eile agus athainmnigh é. Ba cheart go ligfeadh ainmneacha na gcruacha duit a chinneadh go héasca cé acu díobh ar mhaith leat doiciméad áirithe a sheoladh.
4. 4 Cuir gach cruachta i gclúdach páipéir agus lipéadaigh go soiléir é. Is fearr fillteáin tábáilte láraithe a úsáid seachas iad a bheith tuislithe chun cuma níos glaine a thabhairt do do dhoiciméid.
5. 5 Cuir clúdaigh i bhfillteáin crochta. I gcás fhormhór na ndoiciméad, oibreoidh fillteáin crochta rialta, ach i gcás cáipéisí tiubha nó fochatagóirithe, bain úsáid as fillteáin le bun cothrom. Is féidir leat na fillteáin a shocrú in aon ord, ach de ghnáth úsáidtear córas aibítreach chuige seo.
6. 6 Lipéadaigh na fillteáin crochta leis na hainmneacha céanna leis na clúdaigh. Socraigh gach cluaisín plaisteach ar thaobh na láimhe clé den fhillteán mura bhfuil comh-aireachta comhdaithe ingearach á úsáid agat. Sa chás deireanach, agus na fillteáin ó chlé go deas i dtarraiceán oscailte seachas ón tosaigh go dtí an cúl, cuir na cluaisíní ar dheis.
7. 7 Ba chóir fillteáin agus clúdaigh spártha a fhilleadh in aice leis an gcomh-aireachta comhdaithe ionas gur féidir leat fillteán a chur leis go gasta i gcónaí nuair a bhíonn doiciméad agat i do lámha nach mbaineann leis na fillteáin atá ann cheana. Ná húsáid fillteáin atá ró-tiubh nó tanaí. Cuimhnigh ainmneacha fillteán a athrú agus doiciméid á n-atheagrú.
8. 8 Ag deireadh na bliana, bain na fillteáin go léir, lipéadaigh na fillteáin páipéir nua leis na hainmneacha catagóir céanna, agus cuir iad sna caibinéid comhdaithe. Téigh tríd na seanfhillteáin chun cuid de na doiciméid a theastaíonn uait a aistriú chuig na fillteáin reatha, agus seol an chuid eile chuig an gcartlann.

Leideanna

• B’fhéidir gur mhaith leat fillteáin dathchódaithe a dhéanamh trí chlibeanna daite a phriontáil ar do ríomhaire le go mbeidh cuma níos suntasaí ar do chomh-aireachta comhad. Ach nuair is gá duit athruithe a dhéanamh, mar shampla, fillteán amháin a chur leis, is féidir go mbeidh frustrachas ort nuair a aimsíonn tú go bhfuil tú ag rith amach as fillteáin den dath ceart agus go gcaithfidh tú an fillteán a shíniú de láimh. Is í an tsimplíocht an rud is sábháilte.

Rabhaidh

• Ná cruthaigh riamh stoc darb ainm "Ilghnéitheach", ar shlí eile ní dhéanfaidh tú na doiciméid seo a chatagóiriú go deo.
• Tar éis duit córas comhdaithe a eagrú, coinnigh ord sa chomh-aireachta comhdaithe. Tóg am gach lá chun doiciméid a shórtáil agus a bhaint de do dheasc. Cuir in aghaidh an temptation ciseán doiciméad domhain a chur ar bharr do chomh-aireachta comhdaithe, ar shlí eile líonfaidh tú é agus críochnóidh tú stóras réchúiseach.